Projectmanagement: doel gehaald of systeem gevolgd?

Soms lees je verontrustende berichten: patiënt overleden na operatie maar ziekenhuis heeft geen fouten gemaakt in het protocol, dus treft geen blaam. Of: bedrijf failliet, maar geldverstrekker heeft het draaiboek gevolgd, dus treft geen blaam. Het lijkt me dat in beide voorbeelden het doel van handelen is dat de patiënt nog leeft aan het einde van het project. In beide gevallen is het resultaat van het volgen van het managementmodel echter dat de patiënt niet meer leeft, maar dat er geen fouten zijn gemaakt volgens het protocol dus dat er eigenlijk niets aan de hand is.

Doel of protocol?

Wat vindt U belangrijker: het halen van het projectdoel als daarbij het protocol niet helemaal wordt gevolgd of het precies volgen van het protocol, waarbij het projectdoel niet wordt gehaald?

Er zijn talloze projectmanagementsystemen die een project opdelen in strakke fases en precies gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. De natuurlijke flow van een project wordt tussen nauwgezette grenzen afgebakend met het risico dat de focus op het systeem de focus op het resultaat vervangt. Uiteraard is het in veel gevallen handig om een systeem te hanteren dat de voortgang van een project reguleert en inzichtelijk maakt voor de stakeholders. Het lijkt erop dat het volgen van het systeem vaak het doel is geworden, maar dat kan toch niet de bedoeling zijn.

Houvast of rem?

Het systeem biedt houvast, maar mag niet belemmerend werken op de ‘natuurlijke’ voortgang van het project. Als je de verantwoordelijkheid van partijen tot 3 cijfers achter de komma wilt vastleggen loop je het risico dat er vooral wordt gekeken naar die vastgestelde grens. Zinvolle overschrijding van die grens wordt dan angstvallig vermeden, waardoor het gevoel samen aan een project te werken wordt belemmerd. Als projectmanagementteam werk je toch samen aan hetzelfde resultaat: het zorgen voor een levensvatbare, winstgevende organisatie. Als je daarbij vooral kijkt naar de grenzen van wat je mag blijft er veel ruimte in projecten onbenut. Dat is jammer, want je loopt het risico dat de patiënt overlijdt, omdat degene die hem had kunnen redden daarvoor niet de bevoegdheid heeft en dat belangrijker vindt dan het redden van de patiënt.

Daarom nogmaals de vraag: Wat vindt U belangrijker: het halen van het projectdoel als daarbij het protocol niet helemaal wordt gevolgd of het precies volgen van het protocol, waarbij het projectdoel niet wordt gehaald?

Bert Wolters, 24-04-2015